FUNKTIONEN
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ELOprofessional verfügt über sämtliche Funktionalitäten, die einer effektiven Verwaltung, schnellen Nutzung und sicheren Kontrolle von Informationen dienen. Über Scanner werden Papierdokumente rasch erfasst und können im Anschluss individuell von Ihnen verschlagwortet werden. Auch ein Automatismus ist hier möglich. Digitale Dokumente können mit MS Office direkt in ELO abgelegt werden.
Im weiteren Verlauf werden die Belege und Dokumente entsprechend verwaltet, gespeichert und aufbewahrt. Mit Hilfe leistungsfähiger Suchfunktionen bis hin zur Volltextsuche finden Sie und Ihre Mitarbeiter die digitalisierten Dokumente schnell und einfach wieder und stellen diese entsprechend der Berechtigung zur Verfügung.
| FUNKTIONEN |
| Professionelle Archivierung |
| In einem revisionssicheren Archiv werden Dokumente und Belege korrekt abgelegt. Eine Garantie über den vorgeschriebenen Lebenszyklus gewähren die zertifizierte Langspeicherunterstützung und ein sicheres Backup-Modul. Im Archiv ist ebenfalls eine Dublettenprüfung vorhanden. |
| Office Integration und Versionen |
| ELO bietet eine vollständige Integration in die Microsoft Office Welt. Dies bedeutet, dass Sie Texte aus Word direkt in ELO ablegen können, selbstverständlich auch in einzelnen Versionen bis hin zum fertigen Textergebnis. Gleiches gilt für Tabellen aus Excel oder Präsentationen aus PowerPoint. |
| E-Mail-Integration |
| Sie erhalten wichtige Geschäftsmails und wollen diese dokumentieren bzw. archivieren? Kein Problem! Die Ablage erfolgt einfach aus Ihrem Outlook, auf Wunsch auch inklusive Dateianhängen. Bei Bedarf können öffentliche Ordner mit ELO-Archivierungen verknüpft werden. Es ist ein Ausbau bis hin zur vollständigen, automatisierten und gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung möglich. |
| Offene Schnittstellen |
| Sie wollen Belege aus Ihrer Warenwirtschaft oder Ihrer Lohnabrechnung archivieren. ELO bietet ein offenes Schnittstellenmodul (BLP), mit welchen Sie Anbindungen an weitere Software-Systeme einfach konfiguriert werden können. Bei der Ausgabe von Belegen werden diese dann automatisch verschlagwortet und archiviert. |
| Digitales Dokumentenmanagement |
| Organisieren Sie mit ELOprofessional die Struktur Ihrer Dokumentenablage in Ordnern, nutzen Sie digitale Stempel und Haftnotizen, verlinken Sie Dokumente und verwalten Sie auch E-Mails, die einfach per Mausklick ins Archiv gezogen werden können. |
| Suchfunktion |
| Die Suche von Rechnungen oder Angeboten in Unternehmenskellern oder -kammern hat ein Ende. Mit ELOprofessional können Sie Suchlogiken hinterlegen oder einfach die Volltextsuche nach Stichworten im gesamten Dokument anstoßen. |
| Workflow |
| Nachdem Dokumente ins ELOprofessional gescannt wurden, können diese per Standard-Workflows verarbeitet werden. So können beispielsweise Rechnungsfreigaben zügig erfolgen und über Beauftragungen werden die entsprechenden Mitarbeiter sofort informiert. |
| Elektronische Signatur |
| Nutzen Sie die Einzelsignaturmöglichkeit oder auch die Stapelsignaturen für Massenbelege. Sichern Sie sich rechtlich ab, wenn Sie Dokumente elektronisch versenden. |
Mit ELOprofessional können kleine und mittelständische Unternehmen Ihre Prozesse nachvollziehbar und transparent gestalten. Das steigert die Arbeitsqualität und senkt die Bearbeitungszeit – ein DMS für die vereinfachte und beschleunigte Abwicklung von Geschäftsprozessen.
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Die Fachzeitschrift c´t hat Dokumenten-Management-Systeme für den Privat-Einsatz und Betrieb getestet.
